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商务活动中工作餐的注意要点提示
2009-03-03 15:14   来源:
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  在日常生活里,人们经常上会碰到这样的情景:几位衣着考究的商界人士,正坐在一某一家餐馆里进行会晤。他们面前的餐桌之上,菜肴与酒水往往并不一定非常丰盛,然而他们的神态却极其严肃而认真,并且津津有味地边吃边谈。稍加注意一些的话,就会发现,此时此刻他们的的确确是“醉翁之意不在酒”,因为他们对于交谈的兴致似乎是比对于进餐的兴致要远远高出许多。

  有人或许会产生疑问:他们又不是没有自己的办公室,干什么不老老实实地先吃好饭,然后再去办公室里谈正经事呢?何必要多此一举,一心二用呢?提出这类疑问的人恐怕不太了解,如上所述的那种商界人士的聚餐,其实并非为求裹腹而已,而是巧借用餐的形式所进行的一种经常性的商务活动。它的正式名称,应当叫作工作餐。

  工作餐,在商界有时亦称商务聚餐,或者餐会。它所指的是,在商务交往中具有业务关系的合作伙伴,为进行接触、保持联系、交换信息或洽谈生意,而假借用餐的形式所进行的一种商务聚会。站在商务礼仪的角度来看,正规的工作餐既不同于正式的宴会,也不同于亲友们的会餐。在一般情况下,工作餐通常具有下述六个方面的显著特点。

  其一,它重在创造一种氛围。同正式的宴会相比,工作餐所强调的不是形式与档次,而有意在以餐会友,重在创造出一种有利于商务人员进一步进行接触的轻松、愉快、和睦、融洽、友好的氛围。

  其二,它具有某种实际目的。商务人员讲究的是务实,工作餐自然也如此。同亲友之间的会餐相比,工作餐并非无所事事,单纯只是为了让大家碰碰头、谈谈心、联络联络感情而已。其实,它是以另外一种形式所继续进行的商务活动,换言之,它只不过是一种权且以餐桌充当会议桌或谈判桌,改头换面所进行的非正式的商务会谈而已。

  其三,它大都要求较小规模。就参加者的人数而言,工作餐通常与声势浩大的宴会或会餐难以比拭。因其重在处理实际问题,为了防止众口难调,或是难以确保人人畅抒心曲,故此工作餐的实际参加人数往往较少。一般来说,工作餐大都不是多边性聚会,而是以双边性聚会为主。它既要吧是两个人之间的单独约会,也可以是有关双方各派几名代表参加。但是,参加工作餐的总人数,以不超过十人为好。与事无关者、配偶、子女等等,均不宜到场。

  其四,它通常是在午间举行。宴会与会餐,大都选定在晚上举行,并且往往喜欢举行于节假日或是周末。这是为了使参加者在时间上感到方便,同时也是一种社交惯例。如是,工作餐的时间选择便与此不同。为了合理地利用时间,不影响参加者的工作,工作餐通常都被安排在工作日的午间,利用工作之间的间歇举行。是故,它在欧美往往被叫作工作午餐,或是午餐会。应当说,将工作餐见缝插针地安排在工作日的午间举行,这件事情本身就体现着商务人员讲求办事效率的务实精神。

  其五,它可以随时随地举行。在举行工作餐之前,主人不必向客人发出正式的请柬,客人也不必为此而提前向主人正式进行答复。一般而言,只有宾主双方感到有必要坐在一起交换一下彼此之间的看法,或是就某些问题进行磋商,大家都可以随时随地举行一次工作餐。时间不必早早商定,地点也可以临时选择。它可以由一方提议,也可以由双方共同坚定;可以提前若干天约好,也可以当天临时决定。总之,只有有关各方同意参加,工作餐即可举行。

  其六,它由提议者出面作东。工作餐多在外面的营业性餐馆里举行,所以其作东者自有特殊之处。根据惯例,无论工作餐举行于何处,哪一方首先提议举行工作餐,即应由哪一方出面作东。而东道主一方出席工作餐时的行政职务最高者,便是理所染色在的主人。以名义上的主人位高、事繁,无暇他顾,着手张罗工作餐的,多是其秘书或公关人员。

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  要成功地筹办一次工作餐,仅仅从理论上了解其上述主要特点,还是远远不够的。除此之外,还须系统地掌握基本的工作餐礼仪。它所指的,主要是有关工作铍的礼仪规范。其主要之点包括工作铍的安排、工作餐的作东、工作餐的进行,等等。下面,分别对其各作介绍。

  首先,是工作餐的安排。安排工作餐,此处主要是在工作餐进行之前的有关准备事项。这件事情,主要应由东道主一方所负责。它主要分为目的、时间、地点三个具体问题。

  一目的。主动提议与他人一道共进一次工作餐,提议者大都胸中有数,意欲借此机会来实现自己的某种目的。假如毫无任何目的性可言,那么工作餐便不成其为工作餐了。

  一般来说,利用工作餐这一极其灵活的商务活动的具体形式,商务人员可以会晤客户,接触同行,互通信息,共同协商,洽谈生意。此外,也可以以之接待新朋友和面试应聘者。然而有一点必须明确,那就是举行一次工作餐,首先应当有要事要办,要能够解决实际问题,绝对不允许无的放矢,将其等同于吹牛、聊天、发牢骚的无所事事的“神仙会”,浪费有关各方无比宝贵的时间。

  已经明言,与有关人士一道共进工作餐,其实只不过是暂时转移一下工作的阵地罢了。举行工作餐,主要是为了与有关人士就某些双方共同感兴趣的问题进行一种非正式的会谈。所以,在此之前,必须确定自己的目的,以便为其定下基调。此后所作的与一切,均应与自己的目的密切相关。

  二是时间。举行工作餐的具体时间,原则上应当由工作餐的参与者共同协商决定。有时,亦可由作东者首先提议,并且经过参与者的同意。不管怎么说,它都应当既方便于众人,又不至于耽误正经事。

  按照惯例,工作餐不应当被安排在节假日,而应当是在工作日举行。举行工作餐的最佳时间,通常被认为是中午的十二点钟或一点钟左右。若无特殊情况,每次工作餐的进行时间以一个小时左右为宜,至多也不应当超过两个小时。当然,若是届时要事尚未谈完,而大家一致同意,适当地延长一些时间也未必不可。

  有些关系密切的商务伙伴,往往会以工作餐为形式进行定期的接触。也就是说,有关各方事先商定,每隔一定时间,如每周、每月、每季,在某一既定的时间举行工作铍,以便保持经常性的接触。

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